Contabilidad Digital y Sistemas de Información

La contabilidad electrónica es la obligación, prevista en el Código Fiscal de la Federación, de llevar los registros y asientos contables en sistemas electrónicos y de enviar periódicamente al SAT el catálogo de cuentas y la balanza de comprobación, además de poner a disposición de la autoridad las pólizas cuando esta las requiera. Están obligadas las personas físicas y morales que deben llevar contabilidad para efectos fiscales, con las excepciones que la propia ley y la Resolución Miscelánea Fiscal reconocen para determinados regímenes.

La Resolución Miscelánea Fiscal vigente fija la periodicidad de envío según el tipo de contribuyente y su régimen fiscal, y esa periodicidad puede variar de un ejercicio a otro. El catálogo de cuentas, en cambio, se envía una sola vez y solo se vuelve a enviar cuando cambia.

No enviar la contabilidad electrónica en los términos que exige el Código Fiscal de la Federación constituye una infracción sancionable por la autoridad fiscal, y deja al contribuyente en una situación de incumplimiento que puede advertirse en cualquier revisión posterior, incluida la que la autoridad realiza de forma automatizada al cruzar la información que ya tiene disponible.

La conciliación consiste en cotejar, comprobante por comprobante, lo que la empresa timbró ante el SAT —ingresos, egresos, nómina, pagos— contra lo que efectivamente quedó registrado en las pólizas y en la balanza de comprobación. Las diferencias entre lo timbrado y lo registrado son precisamente lo que la autoridad detecta con mayor facilidad al cruzar de forma automatizada la información que recibe.

El complemento de pago es el comprobante fiscal digital que documenta la recepción de un pago cuando la contraprestación no se cubre en una sola exhibición al momento de expedir el comprobante que ampara la operación, es decir, cuando se difiere o se paga en parcialidades. El anexo técnico del SAT determina la información que debe contener y el momento en que corresponde emitirlo respecto de cada pago recibido.

Antes de migrar de sistema contable conviene revisar que el nuevo sistema genere el catálogo de cuentas, la balanza de comprobación y las pólizas en los formatos que exigen los anexos técnicos del SAT, que conserve de forma íntegra los registros históricos del sistema anterior, y que la migración no interrumpa el envío periódico de la información mientras se completa el cambio.